ฝ่ายบุคคลถือเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจทุกประเภท ฝ่ายบุคคลนอกจากที่จะต้องคำนวณเงินเดือนให้พนักงานแล้วยังต้องคำนวณ ภาษี ประกันสังคม ทั้งในระหว่างเดือน และสิ้นปี จัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องในการจ่ายเงินเดือนมีทั้งเอกสารภายใน และทำให้กับหน่วยงานราชการอื่นๆ ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะมีพนักงาน 10 คน หรือ 100 คน ก็จะต้องทำเอกสารเหล่านี้เหมือนกัน ไม่ว่าจะเป็น ภงด.1, ประกันสังคม, หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย เป็นต้น ซึ่งการนำโปรแกรมทำเงินเดือนเข้ามาช่วยในการทำงานในส่วนนี้ ก็จะลดภาระและขั้นตอนการทำงานของฝ่ายบุคคลลงไปได้อย่างมาก

Payroll หรือโปรแกรมทำเงินเดือน คือ การคำนวณค่าแรง หรือค่าตอบแทน ของพนักงานในธุรกิจ โดยจะต้องนำเอาข้อมูลทางการเงินทั้งหมด เช่นเงินเดือนเต็มของพนักงาน เงินโบนัส เงินได้อื่นๆ และการหักเงินทุกๆประเภท นำมารวมและคำนวณหาจำนวนเงินที่จ่ายให้กับพนักงาน ซึ่งส่วนใหญ่แล้วจะเป็นรายเดือน แต่ก็อาจจะมีการจ่ายประเภทอื่นๆ เช่นค่าเดือนทางรายวัน เป็นต้น

ซึ่งในการทำเงินเดือนนั้นๆ มักจะเป็นงานที่ต้องใช้เวลาในการทำค่อนข้างมาก เนื่องจากข้อมูลเงินได้ของพนักงานนั้น มีหลายประเภท ซึ่งจะต้องนำมาคำนวณโดยพนักงานแต่ละคนก็จะมีเงื่อนไขที่แตกต่างกันไป ในแต่ละธุรกิจ อีกทั้งยังจะต้อง นำไปคำนวณภาษี และ เงินประกันสังคม ตามที่ได้มีการกำหนดไว้ในกฎหมายอีกด้วย ซึ่งปัจจุบันนี้ยังมีหลายบริษัททำการคำนวณ โปรแกรมทำเงินเดือนโดยใช้โปรแกรม Excel ซึ่งสามารถทำได้ในกรณีที่มีพนักงานไม่มากและคำนวนไม่ซับซ้อนมากนัก

แต่ถ้าเกิดว่า เป็นองค์กรขนาดใหญ่ที่มีพนักงานจำนวนมาก ก็ทำให้การคำนวนมีความซับซ้อน การใช้งานโปรแกรม Excel คำนวณเงินเดือนจึงเป็นเรื่องทียุ่งยาก และเสี่ยงต่อความผิดพลาดซึ่งอาจเกิดขึ้นได้ บางธุรกิจในปัจจุบันที่มีพนักงานอยู่หลายสาขา อีกทั้งแต่ละสาขายังมักจะคำนวณคนละรูปแบบ แต่ก็นำการคำนวนเงินเดือนรวมกันที่สำนักงานใหญ่เพียงจุดเดียว จึงทำให้การคิดคำนวณเงินเดือนด้วยโปรแกรมExcel เพียงอย่างเดียว เป็นเรื่องที่ยากขึ้นเรื่อยๆ อีกทั้งผู้ที่ทำหน้าที่ดูแลระบบคำนวนเงินเดือนให้กับบริษัทนั้น นอกจากจะต้องมีความละเอียดรอบคอบแล้ว ยังจะต้องสามารถเก็บรักษาความลับได้ดีอีกด้วย เนื่องจากข้อมูลเกี่ยวกับค่าตอบแทนของพนักงานนั้น ถือว่าเป็นความลับของบริษัท โปรแกรมทำเงินเดือนแบบสำเร็จรูปจึงเป็นทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับฝ่ายบุคคลในองค์กรขนาดใหญ่ๆที่ต้องอาศัยความแม่นยำในการคำนวนเงินเดือนของพนักงาน อีกทั้งการใช้บริการของบริษัทผู้ให้บริการโปรแกรมทำเงินเดือนสำเร็จรูปแล้ว องค์กรของคุณยังได้คำปรึกษาที่ช่วยในเรื่องระบบการจัดการบุคลากรที่จะช่วยจัดสรรให้พนักงานในองค์กรของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย